Trong bối cảnh doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực cắt giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực, việc sử dụng phần mềm chấm công đang trở thành một giải pháp thiết yếu. Không chỉ đơn thuần thay thế bảng chấm công giấy, hệ thống này còn giúp tự động hóa quy trình, loại bỏ sai sót và tối ưu chi phí lương thưởng.
Bạn có biết rằng một doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm nhờ kiểm soát giờ làm thêm và hạn chế gian lận? Hãy cùng khám phá cách phần mềm chấm công không chỉ là công cụ quản lý, mà còn là "chìa khóa" giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và phát triển bền vững.
Phần mềm chấm công giảm thiểu những chi phí nào cho doanh nghiệp?
Quản lý nhân sự thủ công không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn ẩn chứa nhiều chi phí phát sinh. Phần mềm chấm công ra đời không chỉ đơn thuần ghi nhận giờ làm việc mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát và cắt giảm nhiều loại chi phí một cách đáng kể:
Giảm chi phí xử lý lương và nhân sự
Theo báo cáo của American Payroll Association (APA), việc tính lương thủ công có thể mất khoảng 7-9 phút cho mỗi nhân viên mỗi kỳ lương. Khi có phần mềm chấm công tự động tích hợp với hệ thống lương, thời gian này giảm đáng kể.
Ví dụ: Một công ty có 100 nhân viên, nếu mỗi kỳ lương phải tính thủ công mất 9 phút/nhân viên, bộ phận nhân sự mất 15 giờ/kỳ. Với phần mềm, thời gian này có thể giảm còn 2-3 giờ, giúp tiết kiệm 12 giờ làm việc mỗi kỳ. Nếu mức lương của nhân viên hành chính là 100.000 VND/giờ, doanh nghiệp tiết kiệm 1,2 triệu VND/kỳ (~14 triệu VND/năm).
Hạn chế sai sót trong tính lương
Lỗi chấm công dẫn đến sai lầm trong bảng lương. Các sai sót trong tính lương có thể khiến doanh nghiệp mất 1-8% chi phí lương hằng năm. Những lỗi này có thể phát sinh do nhập liệu sai, ghi nhận giờ làm thiếu chính xác hoặc tính nhầm thời gian làm ngoài giờ.
Với một công ty chi trả 2 tỷ VND/năm cho lương, nếu sai sót gây tổn thất 2% quỹ lương, doanh nghiệp có thể mất 40 triệu VND/năm. Phần mềm chấm công tự động giúp loại bỏ lỗi này, đồng thời tránh rủi ro bị khiếu nại từ nhân viên.
Tiết kiệm chi phí nhờ giảm giờ làm ngoài giờ không cần thiết
Phần mềm chấm công theo dõi giờ làm thực tế và cảnh báo khi có tình trạng làm việc ngoài giờ không hợp lý. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ca làm và tránh chi phí trả lương làm thêm không cần thiết.
Nếu công ty có 10 nhân viên thường làm thêm 10 giờ/tháng và chi trả mức lương ngoài giờ là 50.000 VND/giờ, thì mỗi tháng chi phí làm thêm là 5 triệu VND. Phần mềm có thể giúp cắt giảm 20-30% giờ làm thêm bằng cách tối ưu hóa lịch làm việc, tiết kiệm khoảng 1,5 triệu VND/tháng (~18 triệu VND/năm).
Giảm chi phí giấy tờ và quản trị thủ công
Khi doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công giấy, họ phải tốn chi phí cho giấy, in ấn và lưu trữ hồ sơ. Việc chuyển sang phần mềm giúp loại bỏ những chi phí này.
Ví dụ: Công ty chi tiêu 2 triệu VND/tháng cho in ấn và giấy tờ liên quan đến chấm công và quản lý nhân sự. Phần mềm có thể giúp loại bỏ hoàn toàn khoản chi này, tiết kiệm khoảng 24 triệu VND/năm.
Giảm thiểu chi phí xử lý gian lận chấm công
Một số nhân viên có thể nhờ đồng nghiệp "chấm công hộ" hoặc ghi nhận thời gian làm việc sai lệch, gây thất thoát cho doanh nghiệp. Theo nghiên cứu từ Kronos Incorporated, gian lận chấm công có thể làm tăng chi phí lương lên đến 5%. Nếu quỹ lương hàng năm là 1 tỷ VND, việc gian lận chấm công có thể gây thất thoát 50 triệu VND/năm. Phần mềm chấm công với công nghệ nhận diện khuôn mặt hoặc vân tay giúp loại bỏ tình trạng này.
Giảm chi phí pháp lý và rủi ro tuân thủ
Các phần mềm chấm công có khả năng ghi nhận chính xác giờ làm và thời gian nghỉ theo quy định pháp luật. Điều này giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt liên quan đến vi phạm quy định về thời gian làm việc.
Một doanh nghiệp bị thanh tra phát hiện vi phạm quy định thời gian làm thêm có thể bị phạt lên đến 50-100 triệu VND. Phần mềm chấm công giúp doanh nghiệp phòng tránh các khoản phạt này.
Sử dụng phần mềm chấm công không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể các chi phí liên quan đến lương thưởng, quản lý hành chính, và rủi ro pháp lý. Với các khoản tiết kiệm lên đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô lớn, việc đầu tư vào phần mềm chấm công là một quyết định khôn ngoan, mang lại lợi ích bền vững cho hoạt động kinh doanh.
Những phần mềm chấm công tốt hiện nay
Hubstaff
Phần mềm Hubstaff là giải pháp tối ưu cho các công ty làm việc từ xa, giúp không chỉ đánh giá năng suất mà còn quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả. Với tính năng tích hợp GPS, Hubstaff cho phép người quản lý theo dõi chi tiết cả thời gian làm việc lẫn thời gian di chuyển của nhân viên, mang lại cái nhìn toàn diện và chính xác về hiệu quả công việc.
CloudCHECKIN
CloudCHECKIN - Giải pháp chấm công đa kênh dành cho mọi doanh nghiệp:
Nhận diện khách VIP trở lại: Với khả năng so sánh FaceID với dữ liệu lưu trữ, CloudCHECKIN nhận diện ngay khách hàng VIP ngay khi họ vừa bước vào công ty hay cửa hàng. Đây là cách chào đón đặc biệt, nâng cao trải nghiệm và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Điểm danh học sinh qua khuôn mặt: CloudCHECKIN còn hỗ trợ điểm danh học sinh bằng khuôn mặt, dễ dàng thực hiện tại cổng trường, căn tin, hoặc xe bus, đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng trong việc quản lý học sinh.
Chấm công nhân viên bằng khuôn mặt: CloudCHECKIN mang đến giải pháp chấm công tiện lợi qua khuôn mặt, giúp doanh nghiệp không còn phải lo về vấn đề dấu vân tay mờ hay thẻ từ hỏng như trước đây, đảm bảo quy trình chấm công được liên tục và chính xác.
Thống kê lượt ra - vào: CloudCHECKIN ghi nhận và thống kê số lượt ra vào của khách hàng tại từng địa điểm trong khoảng thời gian nhất định, cung cấp dữ liệu giá trị giúp doanh nghiệp theo dõi được mức độ quan tâm và tình hình kinh doanh hiệu quả.
Giám sát an ninh: Bên cạnh các tính năng trên, CloudCHECKIN còn đảm bảo an ninh khu vực với tính năng phát cảnh báo hoặc gọi điện cho số di động khi có tình huống cần thiết, tạo sự an tâm cho doanh nghiệp.
Mở cửa tự động qua khuôn mặt: Với CloudCHECKIN, doanh nghiệp dễ dàng thiết lập hệ thống mở cửa tự động bằng nhận diện khuôn mặt, nâng cao tính bảo mật và loại bỏ những lo ngại về việc mất hoặc quên chìa khóa.
TANCA
Trải nghiệm giải pháp quản lý nhân sự toàn diện với Tanca, ứng dụng được tối ưu hóa để xử lý mọi nhiệm vụ quan trọng nhất trong quản trị nhân sự, tất cả chỉ từ thiết bị di động của bạn. Với Tanca, bạn dễ dàng nắm bắt chấm công, sắp xếp ca làm việc, giao nhiệm vụ, xử lý yêu cầu nội bộ, quản lý hồ sơ nhân viên và tính toán bảng lương — tất cả hội tụ trong một ứng dụng duy nhất, mạnh mẽ và linh hoạt.
Nổi bật với tính năng Quản lý chấm công & nghỉ phép: Theo dõi chấm công theo thời gian thực và quản lý yêu cầu nghỉ phép tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
ACheckin
ACheckin là giải pháp quản lý nhân sự linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chấm công, quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép và hiệu suất nhân viên. Ứng dụng cung cấp các tính năng hiện đại như quét mã QR cho chấm công, phân ca tự động, và quản lý dữ liệu nhân sự chi tiết. Thông qua nền tảng này, doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa quy trình quản lý, giúp nhân viên và bộ phận nhân sự kết nối, xử lý công việc hiệu quả hơn.
HRM Pro
Phần mềm VnResource HRM Pro là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, tự động hóa các quy trình quan trọng như tuyển dụng, chấm công, tính lương và đánh giá hiệu suất nhân viên. Với khả năng tích hợp cùng các hệ thống lớn như SAP và Oracle, nền tảng này giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cung cấp cổng thông tin tự phục vụ cho cả nhân viên lẫn quản lý, giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự.
>>QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ HƠN VỚI BỘ PHẦN MỀM:
Comments